Jednou z hlavných príčin zlyhania projektu je že odhadované náklady sa stávajú cieľmi. Správny odhad nákladov je dôležitý nielen pre investora pri príprave finančných prostriedkov ale aj pre dodávateľa pri odovzdávaní svojej ponuky. Proces odhadovania nákladov sa môže priebežne použiť aj počas realizácie projektu, pretože často nastávajú zmeny a nepredvídateľné situácie, kde sa náklady musia upraviť podľa vzniknutej situácie.

V tomto príspevku spomeniem, niektoré manažérske nástroje na odhad nákladov projektu.

Odhad nákladov je súčet individuálnych nákladových prvkov pomocou zavedených metód a platných údajov na odhad budúcich zdrojov projektu na základe toho, čo je známe v súčasnosti. Zjednodušene povedané, odhad nákladov je proces predpovedania nákladov projektu s definovaným rozsahom.

Existujú nástroje, ktoré tento proces uľahčujú. Sú zoradené od najmenej presného po najpresnejší:

1. Analogický odhad (odhad zhora nadol)
2. Parametrický odhad
3. Odhad trojbodového odhadu
4. Odhad zdola nahor

Existuje rozdiel medzi procesom odhadovania nákladov a procesom odhadovania doby trvania činnosti; obidva však na odhad používajú rovnaké nástroje. Jeden platí pre náklady (rozpočet) a druhý pre trvanie (harmonogram).

V týchto odhadoch môžu pomôcť tieto dôležité prístupy:

• Historické dáta – poučenie sa z minulosti.
• Úroveň detailov – čím väčšia úroveň detailov, tým lepší je odhad.
• Meno autora – Ak je pod odhadom podpísaný aj autor, je pravdepodobné, že do odhadu vložil viac času aj úsilia. Ak je odhad anonymný, autorovi nemusí na svojom mene záležať.
• Ľudská produktivita – odhadca musí vedieť reálnu produktivitu práce aby vedel presne odhadnúť jej trvanie a tým aj samotnú cenu.
• Časové, nákladové a zdrojové kompromisy – Musí človek na projekte vykonávať viacero činností? To znamená, že musí prestať zo súčasnou prácou a začať na novej, tento multitasking predlžuje dobu trvania. Treba pracovať s ľudskou dynamikou, ľudia nie sú stroje.

1. Analogický odhad

Ide o najjednoduchšiu techniku odhadovania. Používa sa, ak je k dispozícii veľmi málo vstupných údajov, hlavne na začiatku prípravy projektu. Neprodukuje spoľahlivý odhad, ale jeho výhodou je rýchlosť a vynaložené malé úsilie.

Vždy je dobré poučiť sa z minulosti. Historické údaje možno považovať za najlepší zdroj na odhad projektu („Koľko stál projekt v minulosti?“). Ak sú historické údaje celistvé (nekontaminované), môžu byť použite pri odhade harmonogramu projektu/nákladov/požiadaviek na zdroje a podobne.

Pomocou analogického nástroja sa odhadujú náklady na projekt v porovnaní s akýmkoľvek podobným projektom z minulosti. Najprv sa skúmajú staré záznamy organizácie a potom sa použijú vlastné odborné znalosti s informovaným úsudkom a vznikne odhad nákladov na projekt. Ak organizácia dokončila mnoho podobných projektov, vyberá sa projekt, ktorý je najviac podobný tomu súčasnému. Odhad môže byť dosť presný, ak je podobnosť vysoká a odhadca je odborník. Analogický odhad je známy aj ako odhad zhora nadol.

Odhad pomeru

Odhad pomeru alebo aj pomer zariadenia alebo kapacitný faktor. Premisou tejto techniky je, že existuje lineárny vzťah
medzi nákladmi a trvaním projektu a jednou alebo viacerými základnými vlastnosťami navrhovaného projektu.

Príkladom je napr. že stavba, v ktorej sú celkové náklady na projekt dvojnásobkom nákladov na materiál a zabudované zariadenia.

Pravidlo troch štvrtín

Porovnáva kapacitu existujúceho a navrhovaného výstupu. Index kapacity môže byť veľkosť, rýchlosť, zložitosť alebo presnosť predmetného dodania.

Príklad:

Predpokladaný náklad na výstavbu domu s troma izbami:

Dom s troma izbami má náklad 90 000 € (historické dáta).

Koľko bude stáť navrhovaný dom s 5 izbami ?

Cena za 5 izbový dom = Cena za 3 izbový dom (kapacita starého domu / kapacita nového domu) ^3/4

Cena za 5 izbový dom = 90 000 € ( 5 / 3 ) ^3/4

Celkom za 5 izbový dom = 132 016 €

A ďalej ….cena za 6 izbový dom = 151 361 €, cena za 7 izbový dom = 169 912 €

Súhrn:

• Sú potrebné historické dáta.
• Najjednoduchšia a najrýchlejšia technika.
• Najmenej presná technika, veľmi závislá od skúseností manažéra.
• Je výhodná keď je k dispozícii málo času a málo údajov.

2. Parametrický odhad

Podobne ako analogický odhad, parametrický odhad používa na výpočet nákladov staršie údaje. Spolieha sa ale na štatistiku a používa premenné z podobných projektov, ktoré aplikuje na súčasný.

Ako príklad sa môže použiť jednotková cena za m² zastavanej plochy. Ak dodávateľ v predchádzajúcom roku postavil podobný objekt, môže použiť jednotkovú cenu zastavanej plochy aj na nový projekt. Ďalším príkladom sú náklady napr. za m³ dreva zo starého projektu, ktoré sa dajú použiť na nové množstvo a vynásobením vznikne náklad na drevo v súčasnom projekte. To platí aj pre mzdy, stroje a ďalší materiál.

Keďže používa štatistické údaje, je parametrický odhad presnejší ako analogický odhad.

Súhrn:

• Sú potrebné historické dáta.
• Využíva sa štatistický vzťah medzi historickými údajmi a premennými.
• Je presnejší ako analogický odhad.

3. Trojbodový odhadu

Technika trojbodového odhadu pomáha znižovať skreslenie a neistoty pri odhade potenciálnych nákladov. Ide o odhad rozsahu. Vytvárajú sa tri odhady namiesto jedného a potom sa použije ich aritmetický priemer, aby sa znížila neistoty, riziká a skreslenie. Identifikuje úroveň neistoty pomocou troch súborov predpokladov: optimistický odhad, pesimistický odhad a najpravdepodobnejší odhad.

Dva bežne používané trojbodové odhady sú beta a trojuholníkové.

Metóda PERT (Program Evaluation and Review Technique, Technika vyhodnocovania a kontroly programov) je založená na beta rozdelení.

Vzorec odhadu PERT je:

C_e = (C_o + 4C_m + C_p) / 6

Kde C_e = očakávané náklady. C_m = najpravdepodobnejšie náklady (modálny odhad, modus). Predpokladá sa, že ide o typický projekt, kde všetko prebieha podľa plánu. C_p sú pesimistické náklady, kde sa takmer všetko pokazí. C_o sú optimistické náklady, kde ide všetko lepšie, ako sa predpokladalo.

Trojuholníkový vzorec odhadu je:

C_e = (C_o + C_m + C_p) / 3

Táto metóda odhadu je jednoduchšia ako beta a minimalizuje skreslenú interpretáciu údajov. Je to jednoduchý priemer pesimistického, optimistického a najpravdepodobnejšieho odhadu.

Súhrn:

• Táto technika znižuje skreslenie, riziko a neistotu z odhadu.
• Je dobrá na unikátne projekty, ktoré sa ešte nezrealizovali a chýbajú historické údaje.
• Je presnejšie ako analogické a parametrické odhadovacie techniky.

4. Odhad zdola nahor

Technika odhadu zdola nahor sa nazýva aj „finálna technika“. Toto je najpresnejší nástroj na odhad nákladov, ktorý však spotrebúva čas a zdroje. Počítajú sa náklady na každú jednotlivú aktivitu a s veľkou podrobnosťou, pričom ich množina tvorí celkové náklady na projekt. Táto technika poskytuje presnosť od -5 % do 10 % (PMBOK).

Zjednodušenie ide o rozdelenie projektu na jeho najmenšie časti. Potom sa odhadnú náklady na každú časť a zlúčia sa, aby sa získal odhad nákladov na projekt. Podobne ako položkovitý stavebný rozpočet v Cenkrose.

Zdroje

• INSTITUTE, Project Management. A Guide to the Project Management Body of Knowledge. Atlanta : Project Management Institute, 2017. 756 s. ISBN 978-1-62825-184-5. Aj ako PMBOK.
• HEAGNEY, Joseph. Fundamentals of Project Management. New York : AMACOM, 2016. 240 s. ISBN 978-0-8144-3737-7.
• CROWE, Andy. The PMP Exam (How to Pass on Your First Try). Velociteach, 2018. 735 s. ISBN 978-0-9909074-7-3.
• RAD, Parviz F.. Project Estimating and Cost Management. New York : AMACOM, 2002. 121 s. ISBN 978-1-56726-144-8.